Společnost ČEZ Energetické produkty, s.r.o. se zabývá dalším zpracováním vedlejších energetických produktů v elektrárnách skupiny ČEZ. Řadu let řešila příjem a schvalování dokladů papírově – přijaté doklady se tiskly, schvalovaly a následně opět skenovaly a archivovaly v šanonech. To s sebou přinášelo samozřejmě spoustu práce i papíru navíc. Nemluvě o tom, že případné zpětné dohledávání dokladů bylo často prakticky nemožné.
Datarios všechny tyto nedostatky vyřešil. Doklady už se nemusí tisknout ani skenovat. Díky nastaveným pravidlům se jednotlivé faktury rovnou posílají klíčovým lidem v elektronické formě na schválení. To je možné provést odkudkoliv – z počítače i telefonu. Účetní má přitom stále přehled, v jaké fázi schvalování se daný doklad nachází i jak se má účtovat (s ohledem na středisko, objednávku, smlouvu apod.). Po všech potřebných schváleních se doklad uloží na disk, odkud je následně zpracován a zaúčtován.
Společnosti ČEZ Energetické produkty jsme tím ušetřili peníze za papír i zaměstnance a díky plně elektronickému schvalování rovněž čas. Zpětné dohledávání dokladů je navíc nyní jen otázka několika mála vteřin. Přispěli jsme také k digitalizaci společnosti a tím pádem i k jejímu pozitivnímu dopadu na životní prostředí.
„S Datariosem přesně víme, kde se doklady nachází, a můžeme je schvalovat, odkudkoliv potřebujeme. Zaměstnancům, kteří jen skenovali faktury, jsme tak mohli dát kvalifikovanější práci. Celý proces se zrychlil a zefektivnil. Rozhodně proto počítáme s tím, že budeme v širší implementaci systému Datarios pokračovat i v dalších letech.“
Společnost ZEBRA SYSTEMS s.r.o. je jedním z předních českých distributorů bezpečnostních IT systémů. To kromě jiného znamená, že se musí vypořádávat s velkým množstvím (často obsáhlých) faktur, které jí přicházejí každý měsíc. Dlouhou dobu všechny PDF faktury ručně přepisovala externí účetní do Money S5 – ERP systému, který firma používá. Často to byla až polovina její veškeré agendy.
Teď se ale může věnovat jiné, důležitější práci. Stovky faktur měsíčně nyní zpracovává Datarios zcela automaticky. Všechny pravidelné PDF faktury převádí do strukturovaných dat a ukládá (včetně originálního dokladu) do účetního systému. Pokud ve faktuře udělá dodavatel chybu, automaticky se předá účetní, která ji může jedním kliknutím schválit, nebo zamítnout. Pravidla, podle kterých se doklady zaúčtovávají do ERP, může účetní navíc sama měnit.
Díky nastavení pokročilých šablon vytěžujeme data z PDF faktur pro ZEBRA SYSTEMS se 100% úspěšností. Jedna faktura se nově zpracovává nanejvýš 2 minuty – od příjmu až po zapsání do Money S5. Společnosti jsme tak ušetřili náklady na zaměstnávání externí účetní i čas potřebný ke zpracování několika stovek faktur měsíčně.
„Dodavatelé nám zasílají poměrně nestandardní faktury – jsou ze zahraničí, mají často specifický formát a většinou jsou vystaveny v eurech. Ostatní systémy si na tom pokaždé vylámaly zuby. Datarios ale vyřešil vše k naší spokojenosti a tyto doklady pro nás teď neznamenají prakticky žádnou práci navíc.“
Společnost LOMY MOŘINA spol. s r.o. se zabývá těžbou a výrobou chemického vápence a stavebního kameniva. V současné době je objem výroby kameniva v celé společnosti cca 1,2 mil. tun ročně, z toho 0,7 mil. tun vápenců chemických a 0,5 mil. tun vápenců, klasifikovaných jako stavební kamenivo. Tuto těžbu zajišťují dva výrobní provozy – Mořina a Tetín.
Řadu let byla vedena účetní a ekonomická agenda společnosti v systému SAP. V roce 2018 došlo ke změně ve vedení společnosti. Noví jednatelé začali klást jiné požadavky na data z hlediska hospodaření společnosti s důrazem na on-line informace, maximální efektivitu dat a přístupu k nim a maximální digitalizaci firemních procesů. Od roku 2019 došlo k přechodu na ERP systém Money S5. V rámci této změny byly revidovány veškeré procesy a nastavovány v duchu moderních technologií. Jedna z klíčových změn, která byla řešena bylo právě zavedení digitalizace dokladů, jejich příjem, schvalování a archivace. Byl zaveden systém pro správu dokumentů (DMS), jehož součástí je právě koloběh dokladů při jeho vstupu do firmy. Dříve bylo vše vedeno v papírové podobě – vše se tisklo, ručně podepisovalo a pak dle papírové předlohy účtovalo. Doklady se vůbec nezpracovávaly v elektronické podobě. To sebou neslo hodně papíru, velké požadavky na archivaci, velkou pracnost a hlavně – nízkou operativu (od přijetí dokladu až k jeho zaúčtování). Následná práce s doklady byla velice nekomfortní a problematická.
Ve spojení Money S5 a systému Datarios došlo k neuvěřitelnému posunu firmy do 21. století. Veškerá evidence běží elektronicky. Doklady je možné řídit a přijímat odkudkoliv, kdykoliv – hlavně v roce 2020, kdy spousta pracovníku byla nucena zůstat z důvodu pandemie COVID na HomeOffice.
Společnosti LOMY MOŘINA spol. s r.o. jsme ušetřili spoustu peněz – díky výrazně efektivnější práci zaměstnanců, za papír, za čas a archivaci. Dohledávání dokladů je navíc nyní jen otázka několika mála vteřin. Přispěli jsme tak k digitalizaci společnosti a tím pádem i k jejímu pozitivnímu dopadu na životní prostředí.
„S novým systémem Money S5, DMS a hlavně Datariosem známe přesně stav dokladů, přesně víme, kde se doklady nachází. Výrazné usnadnění práce s doklady, jejich orientace v nich a přístup např. v rámci auditu je pro naši firmu výrazným posunem a úsporou. Celá digitalizace se hlavně v dnešní COVIDové době ukázala jako jediná správná cesta k udržení firemních procesů a flexibility. Pro rok 2021 dále počítáme s dalším procesem digitalizace – automatizace dokladů, vytěžování dokladů … . Čeká nás hodně práce, ale věříme, že jsme se vydali správnou cestou.“
